Arbetet med att ta fram en beredskapshandbok var igång redan innan Ryssland invaderade Ukraina. Kan du berätta lite om bakgrunden till projektet? För det syftar ju inte enbart till beredskap vid krigssituationer, eller hur?

Syftet med beredskap är ju att vara beredd fastän man inte vet vad det är som kommer att hända. Vi skriver en handbok för hur man kan förbereda sig. Vi skriver inte en handbok som man använder när krisen har hänt. Genom att följa handboken får man stöd i att göra sina planer och de kommer att se olika ut i varje kök.

Vilka vänder sig handboken till?

Handboken vänder sig till den som är ansvarig för måltidsverksamhet i vård, skola, omsorg. Den är även relevant för beredskapssamordnare och andra i kommunen som vill få en bättre förståelse för måltidsorganisationens uppdrag och verksamhet.

Ett utkast av handboken har nyligen publicerats i förtid. Hur ser behovet av stöd ut runt om i landet?

Vi kan genom våra enkätundersökningar se att fler kommuner har en beredskapsplan än vad de hade 2018. Men det är fortfarande nästan hälften som inte har en beredskapsplanering för måltider inom skola och omsorg. Många kommuner är små och har begränsade resurser och önskar stöd kring hur de ska börja med beredskapsplaneringen. Därför har vi samlat på oss erfarenheter och kunskaper som vi förvidare som stöd. Innehållet i handboken bygger på hundratals samtal med sakkunniga och erfarna personer runt om i landet och vår referensgrupp med måltidschefer, beredskapsplanerare, myndigheter och SKR.

Under senhösten publicerade vi ett första utkast för att få in synpunkter på innehållet. Kriget i Ukraina har skapat en ny efterfrågan och inneburit att några verksamheter fått uppdrag att stärka sin beredskap. Därför publicerade vi nyligen ett uppdaterat utkast. Den färdiga handboken kommer till hösten.

Ni skriver i utkastet att “En robust verksamhet som klarar olika typer av störningar är det viktigaste bidraget till ett civilt försvar.“ Kan du sammanfatta hur kommunernas ansvar ser ut rörande försörjning med offentliga måltider i krissituationer?

Den som har ansvar för en verksamhet i normala situationer har också motsvarande ansvar vid samhällskris. Man har alltså ansvar för att hålla sitt ordinarie uppdrag igång även under en krissituation. De olika aktörerna har även ett ansvar att agera i osäkra lägen samt att man ska stödja och samverka med varandra.

Hur är handboken utformad – vad har den för huvuddelar?

Handboken har stort fokus på att ge stöd för hur man kan kartlägga kökens aktiviteter och resurser, utvärdera riskerna om de skulle fallera samt ta fram reservrutiner och åtgärder för att förbättra möjligheten att hålla verksamheten igång även om det skulle bli problem. Det kan upplevas som tungt och svårt men vår ambition är att göra det lättare. Jobbet måste göras men vi uppmanar att börja i det lilla och utveckla efterhand.

Handboken ger stöd för hur man utgår från sina egna förutsättningar när man tar fram krisrätter och lager. Det finns även avsnitt som beskriver hur man kan förbereda sig inför den kommunikation och ledarskap som behövs vid en störning.

Hur ser ni att man på bästa vis använder sig av handboken?

Beredskapsarbetet bygger på att man samarbetar med andra. I handboken kommer det att finnas checklistor och mallar för att omsätta information i konkret arbete. En del av arbetet kan man göra tillsammans med sin personal och annat arbete kan man göra tillsammans med andra chefer i kommunen. Om man tar sig an handboken stegvis kommer man att bygga upp innehållet till den krispärm som ska finnas i varje kök samt måltidschefens egna, övergripande beredskapsplaner.

Vilket ansvar har kommunerna och dess verksamheter kopplat till måltider åt försvarsmakten?

Vi tar inte upp detta i handboken. Ett mål i det civila försvaret är att bidra till det militära försvarets förmåga men vi går inte in på det eftersom det se olika ut i olika kommuner. Däremot har vi haft representanter från Försvarsmakten med i arbetet utifrån att de är vana att tänka på att laga och servera mat till stora grupper under andra förhållanden.

Berörs även beredskap vid hantering av större flyktingströmmar och evakuerade i materialet?

Vad som än händer så har man fortfarande ansvar för att genomföra sitt ordinarie uppdrag. Om man har planerat för hur köken ska kunna klara sin verksamhet även under en störning så får man som måltidschef utrymme för att ta sig an oväntade händelser som medför ett utökat uppdrag. En sak som vi bland annat uppmuntrar verksamheten att göra är att kartlägga sin kapacitet, det vill säga hur många portioner som respektive kök kan tillaga som max. Det kan bli relevant till exempel vid just större flyktingströmmar.

Vad är enligt dig nycklarna till att lyckas med sitt beredskapsarbete? Lista gärna!

1. Samverka
2. Planera innan något händer
3. Starta i det lilla och bygg upp beredskapen allt eftersom